Giới thiệu tổng quan Phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt

Trong thời đại công nghệ 4.0, khi mọi ngành nghề đều chuyển mình mạnh mẽ, ngành in ấn cũng không thể nằm ngoài guồng quay ấy. Phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt giúp chúng ta đơn giản hóa các công việc quản lý đơn hàng, kho bãi, đến sản xuất và tài chính – tất cả đều đòi hỏi sự chính xác, nhanh chóng và liên kết dữ liệu chặt chẽ.
Và đó chính là lý do Soft Việt mang đến cho bạn phần mềm quản lý công ty in ấn – một hệ thống ERP khép kín, mạnh mẽ, và được phát triển hoàn toàn trên nền Web Application hiện đại, tương thích với mọi thiết bị từ máy tính, laptop, đến điện thoại.

Thông tin liên hệ:
Zalo: 0972555414
Telegram: @softviet
Email: [email protected]

Mục tiêu của phần mềm quản lý công ty in ấn

Mục tiêu của Phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt không chỉ là tạo ra một phần mềm quản lý, mà là xây dựng một hệ sinh thái in ấn thông minh, nơi dữ liệu của bạn được kết nối xuyên suốt – từ khách hàng đến sản xuất, từ kho đến tài chính, giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể và ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

I. Tính năng nổi bật trong mô-đun BÁN HÀNG

Trong ngành in ấn, bán hàng không chỉ là bán sản phẩm, mà là quản lý chuỗi giá trị dịch vụ phức tạp: báo giá – đặt hàng – sản xuất – giao hàng – thu tiền. Vì vậy, Soft Việt đã thiết kế mô-đun BÁN HÀNG như một “trung tâm điều phối thông minh”, nơi mọi giao dịch bắt đầu, được kiểm soát, và kết thúc một cách mạch lạc, chính xác.
Dưới đây là những tính năng nổi bật mà mô-đun BÁN HÀNG của phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt mang lại cho doanh nghiệp.

1. Báo giá nhanh – Chính xác – Chuyên nghiệp

Tự động tính giá chỉ trong vài giây

Bạn chỉ cần nhập các thông tin cơ bản như:

• Loại giấy (Couché, Duplex, Ivory, Bristol…)

• Kích thước in (A4, A3, hoặc kích thước tùy chọn)

• Số lượng sản phẩm

• Kiểu in (offset, kỹ thuật số, in 2 mặt, in nhiều màu…)

• Gia công sau in (cán bóng, ép kim, bế, gấp…)

Hệ thống tự động tính toán giá thành chi tiết, bao gồm nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao máy in, và lợi nhuận mong muốn. Kết quả được thể hiện tức thì – chính xác đến từng đồng.

Xuất báo giá chuyên nghiệp

Chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn có thể xuất báo giá PDF với logo công ty, mã đơn hàng, mã khách hàng và chữ ký đại diện.
Mẫu báo giá được thiết kế hiện đại, chuẩn thương hiệu – giúp tăng uy tín và tỷ lệ chốt đơn.

Lưu trữ lịch sử báo giá

Mọi báo giá đều được lưu lại, có thể sao chép và chỉnh sửa nhanh cho các lần đặt hàng sau – tiết kiệm thời gian tối đa khi khách hàng quay lại.

2. Quản lý đơn đặt hàng – Liên kết xuyên suốt với sản xuất

Tạo đơn hàng dễ dàng từ báo giá

Chỉ cần chọn báo giá đã duyệt, nhấn “Chuyển thành đơn hàng” – hệ thống tự động kế thừa toàn bộ thông tin: khách hàng, sản phẩm, giá, số lượng, chiết khấu, thuế, v.v.
Không cần nhập lại dữ liệu, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng

Mỗi đơn hàng đều có trạng thái rõ ràng:

“Đang chờ duyệt” → “Đã chuyển sản xuất” → “Đang in” → “Đã hoàn thành” → “Đã giao hàng”.

Người quản lý có thể theo dõi toàn bộ tiến trình từ giao diện bảng điều khiển – chỉ cần một cái nhìn là biết ngay đơn nào đang chậm, đơn nào đã giao.

Liên kết với kho và sản xuất

Ngay khi đơn hàng được duyệt, hệ thống tự động:

• Tạo lệnh sản xuất cho bộ phận kỹ thuật.

• Kiểm tra tồn kho giấy, mực, vật tư.

• Thông báo cho kế toán nếu có yêu cầu tạm ứng, thanh toán hoặc công nợ.

Đây chính là điểm mạnh giúp toàn bộ doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, không rời rạc.

3. Quản lý bán hàng linh hoạt – Phù hợp mọi mô hình in ấn

Tạo hóa đơn nhanh và chính xác

Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn bán hàng trực tiếp từ đơn hàng hoặc phiếu giao.
Các chỉ số như thuế VAT, chiết khấu, phí vận chuyển, công nợ đều được cập nhật tự động.

Ghi nhận doanh thu tức thì

Khi hóa đơn được lập, hệ thống tự động ghi nhận doanh thu, cập nhật báo cáo bán hàng theo thời gian thực.
Bạn có thể xem doanh thu theo ngày, theo nhân viên hoặc theo nhóm sản phẩm, giúp kiểm soát tình hình kinh doanh dễ dàng.

Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán

• Tiền mặt

• Chuyển khoản

• Trả góp hoặc trả sau
  Mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết và tự động liên kết với mô-đun tài chính – kế toán.

4. Chính sách giá bán – Linh hoạt theo từng khách hàng và thời điểm

Đa dạng chính sách giá

Không còn phải nhớ thủ công giá của từng khách hàng. Hệ thống cho phép bạn tạo nhiều chính sách giá động, chẳng hạn:

• Giá bán sỉ và lẻ.

• Giá theo khách hàng VIP, đại lý, hoặc cộng tác viên.

• Giá khuyến mãi theo mùa hoặc chiến dịch marketing.

Tự động áp dụng chiết khấu

Phần mềm tự động nhận diện loại khách hàng và áp dụng chiết khấu tương ứng, giúp nhân viên bán hàng thao tác nhanh, hạn chế nhầm lẫn.

Lịch sử giá theo thời gian

Tất cả thay đổi về giá được lưu trữ theo thời điểm cập nhật, giúp doanh nghiệp kiểm soát được biến động giá và phân tích xu hướng thị trường dễ dàng hơn.

5. Quản lý công nợ khách hàng ngay tại điểm bán

Ngay khi bán hàng, hệ thống tự động ghi nhận:

• Số tiền khách thanh toán.

• Số tiền còn nợ.

• Ngày đến hạn thanh toán.

Nhờ đó, bạn có thể xem nhanh danh sách khách hàng còn công nợ, theo dõi tuổi nợ (aging) và nhắc nhở thanh toán tự động qua Zalo hoặc Email – giúp dòng tiền luôn ổn định.

6. Báo cáo bán hàng – Dữ liệu thông minh cho quyết định chính xác

Phần mềm cung cấp bộ báo cáo động, giúp bạn nắm rõ toàn cảnh hoạt động bán hàng:

• Doanh thu theo ngày/tháng/quý.

• Doanh thu theo nhân viên, sản phẩm, hoặc khách hàng.

• Tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng.

• Lợi nhuận gộp từng sản phẩm hoặc đơn hàng.

Các báo cáo có thể xuất ra Excel, PDF, hoặc gửi email tự động, giúp ban lãnh đạo dễ dàng phân tích và hoạch định chiến lược.

7. Tích hợp thông minh – Bán hàng liền mạch với các bộ phận khác

Mô-đun BÁN HÀNG của Soft Việt không hoạt động độc lập, mà liên kết chặt chẽ với:

• Kho bãi: Kiểm tra tồn kho trước khi báo giá hoặc đặt hàng.

• Sản xuất: Tự động tạo lệnh sản xuất từ đơn hàng.

• Tài chính: Ghi nhận thu – chi, công nợ, hóa đơn.

• CRM: Theo dõi lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng sau bán.

Nhờ sự liên kết này, dữ liệu chỉ cần nhập một lần – được dùng xuyên suốt toàn hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác tuyệt đối.

8. Tối ưu trải nghiệm người dùng – Hỗ trợ thao tác nhanh

• Tìm kiếm khách hàng, đơn hàng bằng từ khóa hoặc mã QR.

• Tạo đơn hàng mẫu cho các sản phẩm in phổ biến (tờ rơi, catalogue, hộp giấy, namecard…).

• Sao chép đơn hàng cũ chỉ trong một cú nhấp – cực kỳ tiện lợi cho khách hàng thường xuyên.

• Nhập liệu tự động với các trường gợi ý thông minh, giảm thao tác thủ công đến 70%.

9. Kiểm soát hiệu suất đội ngũ bán hàng

Hệ thống ghi nhận hiệu suất của từng nhân viên bán hàng:

• Số lượng đơn chốt thành công.

• Doanh thu mang về.

• Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu.

Dữ liệu này giúp bạn xây dựng cơ chế thưởng minh bạch, khuyến khích tinh thần cạnh tranh lành mạnh và tăng năng suất đội ngũ.

Mô-đun BÁN HÀNG trong phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt không chỉ giúp doanh nghiệp bán hàng nhanh hơn – mà còn bán hàng thông minh hơn.
Từ báo giá đến thu tiền, mọi quy trình đều được tự động hóa, kết nối dữ liệu xuyên suốt, giúp doanh nghiệp in ấn vận hành tinh gọn – hiệu quả – và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

II. Mô-đun SẢN XUẤT – Tự động hóa quy trình in ấn

1. Lệnh sản xuất thông minh

Chỉ cần chọn đơn hàng, hệ thống tự sinh lệnh sản xuất tương ứng, kèm định mức vật tư (BOM), loại máy, thời gian in, nhân công thực hiện.

2. Quy trình sản xuất khép kín

Mọi bước từ chuẩn bị vật tư – in – gia công – đóng gói – giao hàng đều được theo dõi và cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm sai sót và tăng hiệu suất.

3. Định mức NVL (BOM) chi tiết

Phần mềm cho phép thiết lập định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, giúp tính toán chính xác chi phí sản xuất, tối ưu giá thành.

III. Mô-đun KHO BÃI – Quản lý tồn kho thông minh

1. Theo dõi tồn kho chính xác từng cuộn giấy, tờ in

Từng loại giấy, mực, hoặc vật tư được quản lý theo lô, giúp bạn biết chính xác còn bao nhiêu vật tư, ở đâu và đã dùng khi nào.

2. Mua hàng nhập kho

Tự động cập nhật khi có đơn mua hàng. Hệ thống liên kết với nhà cung cấp và ghi nhận phiếu nhập kho chỉ với vài thao tác.

3. Phiếu xuất – nhập kho điện tử

Không còn giấy tờ rườm rà, tất cả phiếu xuất và nhập kho đều được số hóa, giúp truy xuất lịch sử dễ dàng.

IV. Mô-đun TÀI CHÍNH – Nắm bắt tài chính trong tầm tay

1. Bảng điều khiển tài chính tổng quan

Mọi dòng tiền được thể hiện qua dashboard trực quan, từ doanh thu, chi phí, đến lợi nhuận gộp – giúp bạn nắm bắt tức thì tình hình công ty.

2. Quản lý phiếu thu – phiếu chi

Ghi nhận, phân loại và kiểm soát chi tiết từng khoản thu, chi theo đối tượng, dự án, hoặc đơn hàng cụ thể.

3. Quản lý quỹ minh bạch

Hệ thống quản lý quỹ tiền mặt và ngân hàng theo thời gian thực, đảm bảo không sai lệch và dễ kiểm tra.

V. DANH MỤC – Linh hồn của hệ thống

1. Quản lý khách hàng

Lưu trữ thông tin, lịch sử giao dịch, công nợ và ưu đãi – giúp bạn chăm sóc khách hàng như một chuyên gia.

2. Nhà cung cấp

Theo dõi công nợ, chất lượng hàng và lịch sử mua hàng để tối ưu chuỗi cung ứng.

3. Nhân viên – Kho hàng – Hàng hóa

Tổ chức dữ liệu nhân sự, phân quyền rõ ràng, và quản lý hàng hóa theo mã, loại, nhóm.

4. Quản lý máy in, loại giấy, kích thước, định lượng

Cấu hình chi tiết các yếu tố in ấn – từ kiểu in, màu in, loại gia công – giúp tính toán chi phí và lệnh sản xuất tự động chuẩn xác.

VI. THIẾT LẬP CHUNG – Linh hoạt và dễ quản trị

1. Thông tin công ty

Khai báo đầy đủ thông tin doanh nghiệp để in ấn chứng từ, hóa đơn, báo giá chuyên nghiệp.

2. Quản trị nhân viên

Phân quyền chi tiết cho từng bộ phận: bán hàng, kế toán, kho, sản xuất. Mỗi người chỉ thấy đúng phần việc của mình.

3. Quản lý Menu

Tùy biến giao diện, ẩn/hiện chức năng, đổi thứ tự menu theo phong cách riêng của từng doanh nghiệp.

VII. BÁO CÁO – Dữ liệu là sức mạnh

1. Báo cáo doanh thu bán hàng

Thống kê doanh thu theo thời gian, nhân viên, sản phẩm hoặc khách hàng. Biết rõ ai bán tốt nhất, sản phẩm nào lời nhất.

2. Báo cáo thu chi chi tiết

Tổng hợp chi phí, thu nhập, giúp bạn biết chính xác dòng tiền đang đi đâu.

3. Công nợ khách hàng – nhà cung cấp

Tự động tổng hợp và đối chiếu, giúp giảm sai sót và nhắc nhở thanh toán kịp thời.

VIII. Ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý công ty in ấn Soft Việt

Phần mềm quản lý công ty in ấn của Soft Việt không chỉ là một công cụ, mà là giải pháp công nghệ toàn diện, giúp doanh nghiệp in ấn chuyển đổi số một cách nhẹ nhàng, tinh gọn và hiệu quả. Dưới đây là những ưu điểm vượt trội khiến hàng trăm công ty in ấn đã và đang lựa chọn Soft Việt như người bạn đồng hành đáng tin cậy.

1. Nền tảng Web Application 100% – Không cần cài đặt, dùng mọi nơi

Khác với những phần mềm truyền thống phải cài đặt phức tạp, Soft Việt được phát triển hoàn toàn trên nền tảng Web Application.
Bạn chỉ cần trình duyệt (Chrome, Edge, Safari…) là có thể truy cập và sử dụng ngay, không cần cài đặt phần mềm hay lo lắng về cấu hình máy.
Dữ liệu của bạn được lưu trữ và đồng bộ trên nền tảng đám mây, giúp bạn làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào – dù ở văn phòng, tại nhà hay khi đi công tác.

2. Tương thích hoàn toàn với mọi thiết bị

Dù bạn sử dụng máy tính để bàn, laptop, tablet hay smartphone, giao diện phần mềm vẫn được tối ưu hoàn hảo.
Hệ thống sử dụng thiết kế responsive tự động điều chỉnh kích thước màn hình, giúp người dùng có trải nghiệm mượt mà, dễ thao tác dù ở màn hình nhỏ.
Điều này đặc biệt hữu ích với các chủ doanh nghiệp hoặc quản lý xưởng in, có thể theo dõi tiến độ sản xuất, doanh thu, công nợ… ngay trên điện thoại mọi lúc mọi nơi.

3. Công nghệ tiên tiến – Nền tảng hiện đại, tốc độ vượt trội

Soft Việt ứng dụng những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay:

• Backend: Express Node JS  – mạnh mẽ, bảo mật cao, hiệu suất xử lý vượt trội.

• Frontend: ReactJS – giao diện nhanh, mượt, thân thiện, dễ tùy biến.

• Database: PostgreSQL – quản lý dữ liệu lớn, an toàn và ổn định.

Nhờ vậy, hệ thống có thể hoạt động ổn định 24/7, xử lý dữ liệu lớn của hàng chục ngàn đơn hàng, phiếu thu chi, lệnh sản xuất mà không bị chậm hay lỗi hệ thống.

4. Giao diện thân thiện – Dễ sử dụng cho mọi đối tượng

Không cần là dân kỹ thuật, chỉ cần vài phút làm quen bạn đã có thể thao tác dễ dàng.
Các chức năng như “Báo giá”, “Đơn hàng”, “Lệnh sản xuất”, “Phiếu thu/chi”, “Báo cáo doanh thu”… được bố trí rõ ràng, logic và trực quan.
Đặc biệt, Soft Việt còn cung cấp hướng dẫn thao tác và video demo ngay trong hệ thống, giúp nhân viên mới nắm bắt nhanh mà không cần đào tạo dài dòng.

5. Bảo mật dữ liệu nhiều lớp – An toàn tuyệt đối

Soft Việt hiểu rằng dữ liệu chính là “tài sản sống” của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống áp dụng bảo mật đa tầng, bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu toàn phần (Full Encryption).

• Phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò (chủ doanh nghiệp, kế toán, kho, sản xuất…).

• Lưu vết hoạt động (Audit Log) – giúp bạn kiểm soát mọi thao tác người dùng.

• Sao lưu định kỳ tự động để tránh mất dữ liệu trong trường hợp sự cố.

Tất cả nhằm đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được an toàn, bảo mật tuyệt đối.

6. Kết nối xuyên suốt – Dữ liệu khép kín, không trùng lặp

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Soft Việt là liên kết dữ liệu toàn hệ thống.
Khi bạn tạo đơn hàng, hệ thống sẽ tự động sinh lệnh sản xuất, cập nhật tồn kho, và ghi nhận doanh thu – không cần nhập lại dữ liệu nhiều lần.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và đảm bảo mọi bộ phận (bán hàng – sản xuất – kế toán – kho) làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu thống nhất.

7. Báo cáo thông minh – Ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Soft Việt cung cấp bảng điều khiển (Dashboard) trực quan, thể hiện toàn bộ tình hình kinh doanh qua biểu đồ, số liệu động:

• Doanh thu theo ngày/tháng/quý.

• Chi phí vận hành.

• Lợi nhuận gộp.

• Công nợ khách hàng, nhà cung cấp.

Nhờ hệ thống báo cáo chi tiết, người quản lý nắm được toàn cảnh chỉ trong vài giây, hỗ trợ ra quyết định tức thì và chính xác.

8. Dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh theo doanh nghiệp

Không có hai công ty in ấn nào giống nhau. Chính vì vậy, Soft Việt cho phép tùy chỉnh linh hoạt:

• Thêm trường thông tin riêng.

• Thiết kế mẫu báo giá, phiếu thu chi theo thương hiệu.

• Kết nối API với hệ thống khác (CRM, Website, Chatbot…).

Phần mềm được thiết kế theo mô-đun mở, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.

9. Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm – Đồng hành trọn đời cùng doanh nghiệp

Soft Việt không chỉ bán phần mềm, mà còn đồng hành lâu dài với khách hàng.
Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi luôn sẵn sàng 24/7 qua các kênh hỗ trợ:
Zalo: 0972555414
Telegram: @softviet
Email: [email protected]

Từ việc hướng dẫn cài đặt, khắc phục sự cố, đến tư vấn quy trình – bạn luôn có một đội ngũ chuyên gia đồng hành tận tâm bên cạnh.

10. Chi phí hợp lý – Đầu tư nhỏ, hiệu quả lớn

Soft Việt hiểu rằng mỗi đồng đầu tư của bạn đều quý giá.
Vì vậy, phần mềm được thiết kế theo mô hình bản quyền linh hoạt – trả theo tháng hoặc theo năm, giúp doanh nghiệp dễ dàng bắt đầu mà không cần chi phí đầu tư ban đầu quá lớn.
Hơn nữa, khi áp dụng phần mềm, năng suất tăng 30–50%, sai sót giảm 90%, lợi nhuận tăng đáng kể – đó là giá trị thực sự mà Soft Việt mang lại.

Tóm lại

Soft Việt không chỉ tạo ra một phần mềm quản lý công ty in ấn – mà là tạo nên một “bộ não số” cho doanh nghiệp in.
Nó giúp bạn kiểm soát mọi hoạt động, tăng hiệu suất, tiết kiệm chi phí và hướng đến một mô hình vận hành tinh gọn – hiệu quả – hiện đại.
Với độ tin cậy, tốc độ, và khả năng mở rộng linh hoạt, đây chính là giải pháp số hóa toàn diện nhất cho ngành in ấn Việt Nam hiện nay.

IX. Kết luận

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công ty in ấn toàn diện, thông minh, và bền vững, thì Soft Việt chính là lựa chọn hoàn hảo.
Không chỉ là công cụ quản lý, đây còn là người đồng hành chiến lược, giúp doanh nghiệp in ấn vận hành tinh gọn – sinh lời tối đa.

Liên hệ ngay:
Zalo: 0972555414 | Telegram: @softviet | Email: [email protected]

FAQs – Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm có cần cài đặt không?
→ Không cần. Đây là phần mềm Web Application, chỉ cần kết nối Internet là sử dụng được ngay.

2. Có thể sử dụng trên điện thoại không?
→ Có, hệ thống tương thích hoàn toàn với điện thoại và máy tính bảng.

3. Phần mềm có hỗ trợ nhiều chi nhánh không?
→ Có. Bạn có thể quản lý nhiều chi nhánh, nhiều kho, nhiều nhân viên trong cùng hệ thống.

4. Dữ liệu có an toàn không?
→ 100% an toàn. Soft Việt sử dụng công nghệ mã hóa và sao lưu dữ liệu định kỳ.

5. Phần mềm có thể tùy chỉnh theo yêu cầu riêng không?
→ Có. Soft Việt hỗ trợ tùy chỉnh tính năng theo đặc thù từng doanh nghiệp in ấn.