Hướng dẫn sử dụng tính giá tồn kho FIFO có quản lý theo Lô hàng trong phần mềm Soft Việt Digital

Quản lý kho không chỉ là biết còn bao nhiêu hàng trong kho. Với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có hàng nhập nhiều đợt, hàng có hạn dùng, hàng cần truy vết nguồn gốc hoặc hàng có giá vốn thay đổi theo từng lần nhập, việc quản lý theo lô hàng và tính giá xuất kho theo FIFO là rất quan trọng.

Trong phần mềm Soft Việt Digital, tính năng Tính giá tồn kho FIFO có quản lý theo Lô hàng được xây dựng để giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ cả ba yếu tố:

• Số lượng tồn kho thực tế
• Lô hàng đang còn tồn
• Giá vốn xuất kho theo đúng thứ tự nhập hàng

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng này để khách hàng vận hành hiệu quả, hạn chế sai sót và khai thác đúng giá trị của phần mềm.

1. Tính năng quản lý lô hàng và FIFO dùng để làm gì?

Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo từng lô nhập. Mỗi lô có thể có số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, số lượng tồn, giá nhập và lịch sử nhập xuất riêng.

Khi kết hợp với phương pháp tính giá FIFO, hệ thống sẽ ưu tiên tính giá xuất kho theo nguyên tắc:

Hàng nhập trước sẽ được tính giá xuất trước.

Điều này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp:

• Một mặt hàng nhập nhiều lần với nhiều mức giá khác nhau
• Cần biết chính xác lô nào còn tồn
• Cần kiểm soát hàng gần hết hạn
• Cần truy vết một lô hàng đã nhập từ chứng từ nào và đã xuất cho ai
• Cần báo cáo giá vốn, lợi nhuận chính xác hơn

2. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng quản lý lô hàng?

Doanh nghiệp nên bật quản lý lô hàng nếu có một trong các nhu cầu sau:

• Hàng hóa có hạn sử dụng
• Hàng cần theo dõi theo số lô, số batch
• Hàng nhập từ nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều đợt khác nhau
• Giá nhập thường xuyên thay đổi
• Cần truy vết lô hàng khi có lỗi chất lượng
• Cần kiểm soát xuất kho đúng lô cũ trước hoặc lô gần hết hạn trước

Ví dụ: vật tư sản xuất, mực in, giấy, hóa chất, hàng tiêu dùng, thực phẩm, dược phẩm, linh kiện hoặc các loại hàng cần kiểm soát nguồn gốc.

3. Các khái niệm khách hàng cần hiểu

3.1. Lô hàng là gì?

Lô hàng là một nhóm hàng được nhập trong cùng một đợt hoặc có cùng thông tin nhận diện. Một lô thường bao gồm:

• Số lô
• Ngày sản xuất
• Hạn sử dụng
• Kho chứa hàng
• Số lượng tồn
• Giá vốn của lô
• Ghi chú nhận diện nếu cần

Mỗi lô có tồn kho riêng. Vì vậy, cùng một mã hàng nhưng có thể tồn ở nhiều lô khác nhau.

3.2. FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước, xuất trước.

Ví dụ:

• Ngày 01 nhập 100 đơn vị, giá 10.000đ
• Ngày 05 nhập 100 đơn vị, giá 12.000đ
• Ngày 10 xuất 120 đơn vị

Theo FIFO, hệ thống sẽ tính:

• 100 đơn vị đầu theo giá 10.000đ
• 20 đơn vị tiếp theo theo giá 12.000đ

Nhờ đó, giá vốn xuất kho phản ánh đúng thứ tự nhập hàng, thay vì lấy một giá cố định hoặc lấy trung bình đơn giản.

3.3. Chính sách xuất lô là gì?

Chính sách xuất lô là quy tắc xác định lô nào sẽ được xuất trước.

Trong phần mềm Soft Việt Digital, doanh nghiệp có thể vận hành theo các hướng phổ biến:

• Chọn tay lô hàng khi xuất
• Cho phép chọn tay hoặc để hệ thống tự động chọn
• Tự động ưu tiên lô nhập trước
• Tự động ưu tiên lô gần hết hạn trước

Tùy đặc thù hàng hóa, doanh nghiệp nên thống nhất một chính sách phù hợp để nhân viên dễ sử dụng và số liệu được kiểm soát nhất quán.

4. Điều kiện để sử dụng tính năng

Để sử dụng đầy đủ tính năng quản lý lô hàng và FIFO, cần thực hiện các bước cấu hình ban đầu:

Bước 1: Bật quản lý lô hàng trong thiết lập chung

Quản trị hệ thống cần bật tùy chọn quản lý lô hàng trong phần thiết lập chung của phần mềm.

Bước 2: Chọn phương pháp tính giá tồn kho là FIFO

Trong phần cấu hình tồn kho, chọn phương pháp tính giá là FIFO.

Bước 3: Bật quản lý lô cho từng hàng hóa cần theo dõi

Không phải tất cả hàng hóa đều bắt buộc quản lý theo lô. Doanh nghiệp chỉ nên bật cho các mã hàng thật sự cần kiểm soát.

Tại danh mục hàng hóa, mở mã hàng cần theo dõi và bật tùy chọn Quản lý theo lô.

Bước 4: Chọn chính sách xuất lô

Có thể dùng chính sách mặc định của hệ thống hoặc cấu hình riêng cho từng hàng hóa.

Ví dụ:

• Hàng có hạn dùng: nên ưu tiên lô gần hết hạn
• Hàng không có hạn dùng nhưng cần đúng FIFO: nên ưu tiên lô nhập trước
• Hàng đặc thù cần kiểm soát kỹ: nên chọn tay lô khi xuất

5. Quy trình sử dụng tổng quát

Quy trình chuẩn khi sử dụng tính năng quản lý lô hàng và FIFO gồm:

1. Khai báo hàng hóa có quản lý lô
2. Nhập kho và ghi nhận thông tin lô
3. Theo dõi tồn kho theo từng lô
4. Xuất kho theo lô
5. Hệ thống tự tính giá vốn xuất kho theo FIFO
6. Tra cứu lịch sử nhập xuất của từng lô khi cần

Nếu doanh nghiệp vận hành đúng quy trình này, số liệu tồn kho, giá vốn và truy vết hàng hóa sẽ rõ ràng hơn rất nhiều.

6. Hướng dẫn khai báo hàng hóa có quản lý lô

Để bật quản lý lô cho một mã hàng, thực hiện như sau:

1. Vào danh mục hàng hóa
2. Mở hàng hóa cần theo dõi
3. Bật tùy chọn quản lý theo lô
4. Chọn chính sách xuất lô phù hợp
5. Lưu lại thông tin hàng hóa

Sau khi bật quản lý lô:

• Khi nhập kho, hệ thống sẽ cho nhập thông tin lô
• Khi xuất kho, hệ thống sẽ yêu cầu hoặc gợi ý lô xuất theo cấu hình
• Có thể theo dõi tồn của từng lô trong danh mục hàng hóa

Lưu ý: Chỉ nên bật quản lý lô cho những mặt hàng thật sự cần theo dõi. Không nên bật hàng loạt cho toàn bộ hàng hóa nếu doanh nghiệp không có nhu cầu, vì sẽ làm tăng thao tác nhập liệu cho nhân viên.

7. Hướng dẫn nhập kho hàng hóa có quản lý lô

Khi lập phiếu nhập kho cho hàng hóa có quản lý lô, người dùng thực hiện:

1. Chọn hàng hóa
2. Chọn kho nhập
3. Nhập số lượng
4. Nhập đơn giá
5. Nhập thông tin lô hàng
6. Ghi sổ phiếu nhập kho

Thông tin lô hàng nên nhập gồm:

• Số lô
• Ngày sản xuất
• Hạn sử dụng
• Barcode lô nếu có
• Ghi chú nhận diện nếu cần

Sau khi phiếu nhập kho được ghi sổ, hệ thống sẽ tự động:

• Tăng tồn kho của hàng hóa
• Tạo mới hoặc cập nhật lô hàng
• Ghi nhận lịch sử nhập của lô
• Lưu giá vốn của lô để phục vụ tính FIFO khi xuất kho

Việc nhập đúng thông tin lô ngay từ đầu là rất quan trọng. Nếu nhập sai số lô, ngày sản xuất hoặc hạn dùng, quá trình xuất kho và truy vết sau này có thể bị ảnh hưởng.

8. Hướng dẫn theo dõi tồn kho theo lô

Sau khi có phát sinh nhập kho, người dùng có thể theo dõi lô hàng trong danh mục hàng hóa hoặc các màn hình báo cáo liên quan.

Thông tin thường cần kiểm tra gồm:

• Mã hàng
• Tên hàng
• Số lô
• Kho đang chứa
• Số lượng tồn của từng lô
• Ngày sản xuất
• Hạn sử dụng
• Trạng thái lô
• Lịch sử nhập xuất của lô

Việc theo dõi này giúp doanh nghiệp biết rõ:

• Lô nào còn tồn
• Lô nào đã hết tồn
• Lô nào sắp hết hạn
• Lô nào đã được xuất cho chứng từ nào

Đây là điểm khác biệt quan trọng so với quản lý tồn kho thông thường, vì tồn kho không chỉ dừng ở tổng số lượng mà còn được tách rõ theo từng lô cụ thể.

9. Hướng dẫn xuất kho hàng hóa có quản lý lô

Khi lập phiếu xuất kho, người dùng thực hiện:

1. Chọn hàng hóa
2. Chọn kho xuất
3. Nhập số lượng xuất
4. Chọn lô hàng hoặc để hệ thống tự chọn theo chính sách
5. Kiểm tra đơn giá hệ thống tự điền
6. Ghi sổ phiếu xuất kho

Tùy cấu hình, hệ thống có thể xử lý theo hai hướng:

• Nếu chính sách yêu cầu chọn tay, người dùng bắt buộc phải chọn lô trước khi ghi sổ
• Nếu chính sách cho phép tự động, hệ thống sẽ tự ưu tiên lô phù hợp theo quy tắc đã cấu hình

Trước khi ghi sổ phiếu xuất, người dùng nên kiểm tra:

• Lô đang chọn còn đủ số lượng không
• Có chọn đúng kho không
• Hạn dùng của lô còn phù hợp không
• Có đúng yêu cầu giao hàng của khách không

10. Hệ thống tự điền đơn giá xuất kho như thế nào?

Khi xuất kho hàng hóa có quản lý lô và đang áp dụng FIFO, đơn giá xuất kho không phải lúc nào cũng cố định.

Hệ thống sẽ căn cứ vào:

• Lô hàng được chọn
• Thứ tự nhập hàng
• Giá vốn còn lại của các lớp FIFO
• Số lượng xuất kho

Nếu cùng một mặt hàng được nhập nhiều lần với giá khác nhau, hệ thống sẽ tự tính giá vốn xuất kho theo phần còn lại của từng lần nhập.

Ví dụ:

• Lô A nhập trước, còn 50 sản phẩm, giá 10.000đ
• Lô B nhập sau, còn 100 sản phẩm, giá 12.000đ
• Xuất 70 sản phẩm

Hệ thống sẽ tính:

• 50 sản phẩm theo giá 10.000đ
• 20 sản phẩm theo giá 12.000đ

Nhờ đó, báo cáo giá vốn và lợi nhuận sẽ chính xác hơn so với việc lấy một giá cố định cho toàn bộ số lượng xuất.

11. Khi nào nên chọn tay lô hàng?

Người dùng nên chọn tay lô hàng trong các trường hợp:

• Khách hàng yêu cầu giao đúng một lô cụ thể
• Cần tách lô giao cho từng đơn hàng
• Một lô đang được ưu tiên xử lý riêng
• Có yêu cầu kiểm soát chất lượng theo lô
• Cần xuất lô khác với gợi ý tự động của hệ thống

Nếu doanh nghiệp yêu cầu kiểm soát rất chặt từng lô giao đi, nên thiết lập chính sách chọn tay để nhân viên chủ động xác nhận đúng lô trước khi ghi sổ.

12. Khi nào nên để hệ thống tự chọn lô?

Nên để hệ thống tự chọn lô khi doanh nghiệp muốn giảm thao tác cho nhân viên và có quy tắc xuất kho thống nhất.

Ví dụ:

• Luôn xuất lô nhập trước
• Luôn xuất lô gần hết hạn trước
• Không cần chỉ định lô riêng cho từng khách hàng

Cách này phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình kho ổn định và muốn tự động hóa nghiệp vụ xuất kho.

13. Xử lý trường hợp một mặt hàng có nhiều lô tồn

Khi một mã hàng còn nhiều lô tồn trong cùng một kho, hệ thống sẽ hiển thị danh sách lô phù hợp để người dùng chọn hoặc tự động chọn theo chính sách.

Doanh nghiệp nên thống nhất rõ quy tắc nội bộ:

• Nhân viên có bắt buộc chọn lô không?
• Trường hợp nào được chọn lô khác gợi ý?
• Hàng có hạn dùng thì ưu tiên FIFO hay ưu tiên hạn dùng?
• Ai là người chịu trách nhiệm kiểm tra lô trước khi ghi sổ?

Việc thống nhất quy tắc sẽ giúp tránh tình trạng mỗi nhân viên thao tác một kiểu, làm cho số liệu khó đối chiếu.

14. Mở lại phiếu xuất kho

Khi mở lại phiếu xuất kho, hệ thống sẽ xử lý hoàn trả số liệu đã ghi nhận trước đó.

Thông thường, hệ thống sẽ:

• Hoàn lại tồn kho
• Hoàn lại tồn theo lô
• Hủy hoặc đảo ảnh hưởng giá vốn của lần xuất đó
• Cho phép người dùng điều chỉnh lại chứng từ nếu được phân quyền

Người dùng nên mở lại phiếu xuất trong các trường hợp:

• Chọn nhầm lô
• Xuất sai số lượng
• Chọn sai kho
• Cần điều chỉnh chứng từ trước khi chốt lại số liệu

Sau khi chỉnh sửa, cần ghi sổ lại phiếu để hệ thống cập nhật tồn kho, tồn lô và giá vốn.

15. Mở lại phiếu nhập kho

Khi mở lại phiếu nhập kho, cần lưu ý: nếu lô nhập đó đã được đem đi xuất, hệ thống có thể không cho mở lại ngay.

Đây là cơ chế kiểm soát cần thiết vì phiếu nhập đã ảnh hưởng đến:

• Số lượng tồn kho
• Tồn theo lô
• Giá vốn FIFO
• Các phiếu xuất phát sinh sau đó

Trong trường hợp này, quy trình xử lý đúng là:

1. Xác định các phiếu xuất đã sử dụng lô đó
2. Mở lại các phiếu xuất liên quan trước
3. Sau đó mới mở lại phiếu nhập kho
4. Điều chỉnh dữ liệu
5. Ghi sổ lại theo đúng thứ tự

Không nên sửa phiếu nhập đã có phát sinh xuất nếu chưa kiểm tra kỹ các chứng từ liên quan.

16. Các tình huống thường gặp

Tình huống 1: Một hàng hóa nhập nhiều lần với giá khác nhau

Đây là trường hợp rất phổ biến. Khi xuất kho, hệ thống sẽ tự tính giá vốn theo thứ tự nhập trước, xuất trước.

Lợi ích là giá vốn không bị sai lệch do lấy nhầm giá nhập mới nhất hoặc giá khai báo cố định.

Tình huống 2: Hàng hóa có hạn dùng

Với hàng có hạn dùng, doanh nghiệp nên nhập đầy đủ ngày sản xuất và hạn sử dụng.

Nếu muốn ưu tiên xuất hàng cận hạn, nên chọn chính sách ưu tiên lô gần hết hạn trước.

Tình huống 3: Khách hàng yêu cầu giao đúng lô

Trong trường hợp này, người lập phiếu xuất nên chọn tay đúng lô được yêu cầu, kiểm tra tồn của lô và ghi chú rõ nếu cần.

Tình huống 4: Lô cũ còn tồn nhưng nhân viên muốn xuất lô mới

Nếu doanh nghiệp đang dùng FIFO nghiêm ngặt, nên hạn chế thao tác này. Trường hợp bắt buộc xuất lô mới, cần có lý do rõ ràng để sau này dễ đối chiếu.

17. Những lưu ý quan trọng khi vận hành

17.1. Nhập đúng thông tin lô ngay từ đầu

Thông tin lô là dữ liệu nền cho toàn bộ quá trình xuất kho, truy vết và tính giá vốn. Vì vậy, người nhập kho cần kiểm tra kỹ trước khi ghi sổ.

17.2. Không nên thay đổi quy tắc liên tục

Doanh nghiệp nên thống nhất từ đầu:

• Mã hàng nào quản lý lô
• Mã hàng nào không quản lý lô
• Hàng nào chọn tay
• Hàng nào để hệ thống tự chọn
• Trường hợp nào được phép xuất khác chính sách mặc định

Thay đổi quy tắc liên tục sẽ làm nhân viên khó sử dụng và dữ liệu khó kiểm soát.

17.3. Cần đào tạo người nhập kho và xuất kho

Hai nhóm người dùng quan trọng nhất là:

• Người lập phiếu nhập kho
• Người lập phiếu xuất kho

Nếu hai nhóm này thao tác đúng, dữ liệu tồn kho theo lô và giá vốn FIFO sẽ ổn định.

17.4. Kiểm tra định kỳ dữ liệu lô

Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ:

• Lô còn tồn
• Lô đã hết tồn
• Lô gần hết hạn
• Lô đã hết hạn
• Lịch sử nhập xuất của các lô quan trọng
• Các phiếu nhập/xuất bị mở lại nhiều lần

Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm sai lệch và xử lý trước khi ảnh hưởng đến báo cáo cuối kỳ.

18. Lợi ích khi sử dụng đúng tính năng

Khi vận hành đúng, tính năng quản lý lô hàng kết hợp FIFO trong phần mềm Soft Việt Digital mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

• Quản lý tồn kho chi tiết theo từng lô
• Truy vết được lô hàng từ lúc nhập đến lúc xuất
• Kiểm soát tốt hàng gần hết hạn
• Tính giá vốn xuất kho chính xác hơn
• Báo cáo lợi nhuận sát thực tế hơn
• Hạn chế sai lệch giữa tồn kho thực tế và số liệu phần mềm
• Hỗ trợ kế toán, kho và quản lý ra quyết định tốt hơn

19. Khuyến nghị triển khai thực tế

Để triển khai hiệu quả, Soft Việt Digital khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện theo thứ tự:

1. Chọn nhóm hàng thật sự cần quản lý lô
2. Chuẩn hóa danh mục hàng hóa trước khi bật tính năng
3. Thống nhất chính sách xuất lô
4. Hướng dẫn nhân viên nhập thông tin lô khi nhập kho
5. Hướng dẫn nhân viên chọn lô hoặc kiểm tra lô khi xuất kho
6. Theo dõi vài chu kỳ nhập xuất đầu tiên
7. Điều chỉnh quy trình nếu phát hiện điểm chưa phù hợp
8. Khóa quy trình vận hành chính thức sau khi đã ổn định

Không nên bật tính năng cho toàn bộ hàng hóa ngay từ đầu nếu doanh nghiệp chưa có quy trình nội bộ rõ ràng.

20. Kết luận

Tính năng Tính giá tồn kho FIFO có quản lý theo Lô hàng là một công cụ quan trọng trong hệ thống phần mềm quản lý của Soft Việt Digital. Tính năng này giúp doanh nghiệp kiểm soát kho chặt chẽ hơn, theo dõi rõ từng lô hàng, tính giá vốn chính xác và truy vết dữ liệu khi cần.

Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần khai báo đúng ngay từ đầu, thống nhất quy tắc xuất lô và đào tạo người dùng thao tác đúng quy trình.

Nếu cần hỗ trợ cấu hình hoặc hướng dẫn vận hành chi tiết hơn, khách hàng có thể liên hệ Soft Việt Digital để được tư vấn và hỗ trợ.

Công ty TNHH Soft Việt Digital
Website: https://softviet.vn
Hotline/Zalo: 0972 555 414
Email: [email protected]
Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng, quản lý in ấn, quản lý kho hàng, nhà hàng – cà phê và phần mềm theo yêu cầu.