PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN – CÔNG TRÌNH SOFT VIỆT DIGITAL

Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital là giải pháp quản lý tập trung dành cho doanh nghiệp xây dựng, công ty tư vấn thiết kế, nhà thầu, đơn vị quản lý dự án và các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý đồng thời nhiều dự án, công trình, hợp đồng, hạng mục, hồ sơ, nhân sự, tiến độ và tài chính.

Thay vì quản lý bằng nhiều file Excel, hồ sơ giấy, thư mục tài liệu rời rạc hoặc các phần mềm riêng biệt, hệ thống giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu dự án trên một nền tảng thống nhất.

Từ lúc khởi tạo dự án, quản lý hợp đồng, lập hạng mục, dự toán, phân công công việc, quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ cho đến hóa đơn, thu chi, quyết toán và báo cáo quản trị đều có thể được tổ chức và theo dõi xuyên suốt trên hệ thống.

Đây không đơn thuần là một phần mềm theo dõi tiến độ công trình mà là giải pháp quản lý toàn diện vòng đời dự án, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng kiểm soát và từng bước chuyển đổi số hoạt động quản lý dự án – công trình.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN DỰ ÁN VÀ CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

Trong quá trình triển khai một dự án xây dựng, doanh nghiệp phải quản lý rất nhiều thông tin liên quan như:

• Dự án
• Công trình
• Chủ đầu tư
• Hợp đồng
• Gói thầu
• Hạng mục
• Dự toán
• Giá trị phê duyệt
• Quyết toán
• Hồ sơ pháp lý
• Hồ sơ thiết kế
• Tài liệu dự án
• Nhật ký công việc
• Nhân sự thực hiện
• Bộ môn chuyên môn
• Giao nhận hồ sơ
• Hóa đơn
• Phiếu thu
• Phiếu chi
• Công nợ và dòng tiền
• Báo cáo quản trị

Khi khối lượng dự án tăng lên, phương pháp quản lý thủ công bằng Excel hoặc thư mục Windows rất dễ dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán, khó tra cứu, khó kiểm soát phiên bản tài liệu, khó xác định trách nhiệm nhân viên và mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

Phần mềm quản lý dự án công trình Soft Việt Digital được xây dựng nhằm giải quyết những vấn đề này bằng cách tập trung dữ liệu về một hệ thống thống nhất và tổ chức thông tin theo từng dự án, từng hạng mục và từng nghiệp vụ cụ thể.

1. QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN TẬP TRUNG

Mỗi dự án được quản lý như một hồ sơ điện tử hoàn chỉnh.

Người dùng có thể khai báo và theo dõi các thông tin như:

• Mã dự án
• Tên dự án
• Tên gói thầu
• Số hợp đồng
• Chủ đầu tư
• Địa điểm xây dựng
• Tỉnh/Thành phố
• Quận/Huyện
• Phường/Xã
• Loại dự án
• Loại công trình
• Loại công việc
• Quy mô công trình
• Số tầng
• Ngày bắt đầu
• Số ngày thực hiện
• Ngày dự kiến kết thúc
• Ngày quyết toán
• Người tạo
• Ngày tạo
• Tình trạng hợp đồng
• Ngày phê duyệt
• Tổng mức dự án
• Giá trị thiết kế
• Giá trị được duyệt
• Giá trị quyết toán

Việc tập trung toàn bộ dữ liệu quan trọng vào hồ sơ dự án giúp người quản lý nhanh chóng nắm được tình hình tổng thể của từng công trình mà không cần kiểm tra nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.

2. QUẢN LÝ TOÀN BỘ VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

Một trong những điểm nổi bật của Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital là các nghiệp vụ được liên kết trực tiếp với từng dự án.

Trong hồ sơ dự án, doanh nghiệp có thể quản lý nhiều nhóm thông tin như:

• Mô tả dự án
• Danh sách hạng mục
• Văn bản pháp lý
• Giao nhận hồ sơ dự án
• Cấp hồ sơ
• Nhật ký công việc
• Hóa đơn
• Phiếu thu
• Phiếu chi
• Mẫu Word hợp đồng
• Mẫu bìa hồ sơ
• Tài liệu đính kèm
• Hình ảnh liên quan

Nhờ đó, khi cần kiểm tra một dự án, người sử dụng có thể truy cập trực tiếp hồ sơ dự án để xem phần lớn dữ liệu liên quan thay vì phải tìm kiếm qua nhiều thư mục hoặc nhiều phần mềm khác nhau.

3. QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG THEO DỰ ÁN

Hợp đồng là một trong những dữ liệu quan trọng nhất của dự án.

Phần mềm hỗ trợ quản lý và liên kết thông tin hợp đồng trực tiếp với từng dự án như:

• Số hợp đồng
• Chủ đầu tư
• Ngày ký hoặc thời gian liên quan
• Tình trạng hợp đồng
• Ngày phê duyệt
• Giá trị liên quan
• Mẫu hợp đồng
• Hồ sơ đính kèm

Việc liên kết hợp đồng với dự án giúp quá trình tìm kiếm, đối chiếu và theo dõi thông tin thuận tiện hơn.

4. QUẢN LÝ HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH CHI TIẾT

Một dự án có thể bao gồm nhiều hạng mục khác nhau.

Hệ thống cho phép tạo và quản lý từng hạng mục riêng biệt nhưng vẫn liên kết trực tiếp với dự án tổng.

Thông tin hạng mục có thể bao gồm:

• Số hạng mục
• Tên hạng mục
• Dự án
• Nhóm hạng mục
• Ngày bắt đầu
• Ngày kết thúc
• Tỷ lệ
• Tỷ lệ giảm thầu
• Thuế VAT
• Các giá trị dự toán
• Giá trị phê duyệt
• Giá trị quyết toán

Nhờ cơ chế quản lý theo hạng mục, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết từng phần việc trong một công trình lớn.

5. QUẢN LÝ DỰ TOÁN THIẾT KẾ

Đối với từng hạng mục, phần mềm hỗ trợ quản lý các giá trị của dự toán thiết kế.

Các thông tin có thể theo dõi gồm:

• Giá trị trước VAT
• Giá trị trước VAT sau giảm thầu
• Thuế VAT
• Giá trị sau VAT
• Giá trị về xưởng

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp xác định rõ giá trị ban đầu của từng hạng mục trước khi chuyển sang các giai đoạn phê duyệt và quyết toán.

6. QUẢN LÝ GIÁ TRỊ DỰ TOÁN PHÊ DUYỆT

Sau khi hồ sơ được xem xét và phê duyệt, phần mềm tiếp tục lưu riêng giá trị dự toán được phê duyệt.

Doanh nghiệp có thể theo dõi:

• Giá trị trước VAT
• Giá trị trước VAT sau giảm thầu
• Thuế VAT
• Giá trị sau VAT
• Giá trị về xưởng

Việc tách riêng dự toán thiết kế và dự toán phê duyệt giúp người quản lý dễ dàng so sánh sự thay đổi giá trị giữa các giai đoạn.

7. QUẢN LÝ GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN

Khi công trình hoặc hạng mục bước vào giai đoạn quyết toán, hệ thống cho phép quản lý riêng các giá trị quyết toán như:

• Giá trị trước VAT
• Thuế VAT
• Giá trị sau VAT
• Giá trị về xưởng

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng đối chiếu:

Dự toán thiết kế → Dự toán phê duyệt → Giá trị quyết toán

Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả thực tế của từng hạng mục và toàn bộ dự án.

8. QUẢN LÝ VAT VÀ GIẢM THẦU

Trong quản lý công trình, tổng giá trị hợp đồng chưa phản ánh đầy đủ cơ cấu tài chính.

Phần mềm cho phép quản lý các yếu tố như:

• Tỷ lệ VAT
• Giá trị VAT
• Tỷ lệ giảm thầu
• Giá trị trước VAT
• Giá trị sau giảm thầu
• Giá trị sau VAT
• Giá trị thực tế

Việc quản lý chi tiết các thành phần này giúp doanh nghiệp có số liệu rõ ràng hơn khi kiểm tra, đối chiếu và quyết toán.

9. KHÓA DỮ LIỆU SAU KHI XÁC NHẬN

Đối với các dữ liệu quan trọng như dự toán thiết kế, dự toán phê duyệt hoặc quyết toán, hệ thống có cơ chế khóa chỉnh sửa.

Khi dữ liệu đã được xác nhận, người dùng có thể hạn chế việc thay đổi không cần thiết.

Tính năng này giúp tăng tính nhất quán của dữ liệu và giảm nguy cơ chỉnh sửa nhầm các giá trị đã được phê duyệt.

10. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC THEO BỘ MÔN

Đối với công ty xây dựng, tư vấn thiết kế hoặc đơn vị có nhiều bộ phận kỹ thuật tham gia một dự án, việc phân chia công việc theo chuyên môn là rất quan trọng.

Phần mềm hỗ trợ khai báo:

• Nhóm bộ môn
• Bộ môn thực hiện
• Tổng tỷ lệ
• Tỷ lệ thực hiện
• Ghi chú công việc

Người dùng cũng có thể lựa chọn bộ môn từ mẫu để giảm thao tác nhập liệu lặp lại.

Việc phân công theo bộ môn giúp doanh nghiệp xác định rõ bộ phận nào chịu trách nhiệm đối với từng hạng mục.

11. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN

Phần mềm có màn hình riêng để quản lý và theo dõi công việc của nhân viên.

Danh sách nhân viên được trình bày trực quan kết hợp với trục thời gian, giúp người quản lý dễ dàng quan sát lịch công việc.

Có thể theo dõi theo:

• Ngày
• Tuần
• Tháng
• Quý
• Năm
• Chi tiết từng khoảng thời gian

Qua đó, người quản lý có thể xác định nhân viên nào đang tham gia dự án, khoảng thời gian thực hiện công việc và mức độ phân bổ nguồn lực.

12. HỖ TRỢ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC HIỆU QUẢ

Khi doanh nghiệp triển khai nhiều dự án song song, một nhân viên hoặc bộ phận có thể cùng lúc tham gia nhiều công trình.

Màn hình quản lý công việc theo thời gian giúp người quản lý:

• Quan sát lịch làm việc của nhân viên
• Theo dõi khoảng thời gian thực hiện
• Hạn chế giao việc chồng chéo
• Điều phối nhân sự hợp lý hơn
• Chủ động cân đối nguồn lực giữa các dự án

Đây là chức năng đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp có nhiều kỹ sư, kiến trúc sư, nhân viên kỹ thuật hoặc nhiều bộ môn chuyên môn.

13. NHẬT KÝ CÔNG VIỆC DỰ ÁN

Trong suốt quá trình triển khai một công trình sẽ phát sinh nhiều hoạt động cần được ghi nhận.

Phần mềm hỗ trợ Nhật ký công việc dự án, giúp doanh nghiệp lưu lại quá trình thực hiện theo từng dự án.

Nhật ký công việc giúp:

• Theo dõi quá trình triển khai
• Lưu lịch sử công việc
• Kiểm tra các hoạt động đã thực hiện
• Hỗ trợ truy vết thông tin
• Hạn chế phụ thuộc vào ghi chú cá nhân
• Tạo cơ sở dữ liệu phục vụ kiểm tra sau này

14. QUẢN LÝ GIAO NHẬN HỒ SƠ DỰ ÁN

Hồ sơ công trình thường trải qua nhiều lần giao nhận giữa các phòng ban, nhân viên, chủ đầu tư hoặc các bên liên quan.

Phần mềm có nghiệp vụ Nhật ký giao nhận hồ sơ dự án, giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi quá trình luân chuyển hồ sơ một cách có hệ thống.

Nhờ đó, khi cần kiểm tra lại quá trình xử lý hồ sơ, người quản lý có cơ sở dữ liệu để truy xuất nhanh chóng.

15. QUẢN LÝ CẤP HỒ SƠ

Ngoài giao nhận hồ sơ, hệ thống còn có chức năng quản lý cấp hồ sơ.

Thông tin cấp hồ sơ được liên kết trực tiếp với dự án, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các bộ hồ sơ được lập và phát hành trong quá trình triển khai công trình.

16. QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁP LÝ

Mỗi dự án xây dựng thường liên quan tới nhiều văn bản và hồ sơ pháp lý.

Phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý văn bản pháp lý ngay trong hồ sơ dự án.

Việc tập trung văn bản pháp lý giúp:

• Dễ dàng tìm kiếm
• Hạn chế thất lạc
• Liên kết trực tiếp với dự án
• Thuận tiện khi nghiệm thu
• Thuận tiện khi quyết toán
• Hỗ trợ quá trình kiểm tra hồ sơ

17. THƯ VIỆN TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Phần mềm tích hợp phân hệ Thư viện tài liệu dành cho dữ liệu dùng chung của doanh nghiệp.

Thư viện được tổ chức theo dạng cây thư mục, tương tự cách người dùng quản lý thư mục trên máy tính.

Doanh nghiệp có thể tạo:

• Thư mục
• Thư mục con
• Nhiều cấp thư mục
• Nhóm tài liệu theo chuyên môn
• Nhóm tài liệu theo loại hồ sơ

Các thông tin của tài liệu có thể bao gồm:

• Mã số
• Tên tài liệu
• Loại tài liệu
• Người tạo
• Ngày tạo
• Kích thước file
• Tên file

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kho tài liệu nội bộ tập trung thay vì để dữ liệu nằm rải rác trên máy tính của từng cá nhân.

18. QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM VÀ HÌNH ẢNH

Trong từng dự án, hệ thống có khu vực quản lý riêng cho tài liệu đính kèm và hình ảnh.

Doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu liên quan trực tiếp tới công trình để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý.

Đây là chức năng hữu ích đối với các dự án kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm và có khối lượng hồ sơ lớn.

19. QUẢN LÝ MẪU WORD HỢP ĐỒNG

Phần mềm cung cấp khu vực quản lý Mẫu Word hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa các mẫu tài liệu thường xuyên sử dụng, hạn chế tình trạng mỗi nhân viên sử dụng một mẫu khác nhau.

Việc quản lý mẫu tập trung góp phần đảm bảo sự thống nhất trong quy trình lập hồ sơ và hợp đồng.

20. QUẢN LÝ MẪU BÌA HỒ SƠ

Bên cạnh mẫu hợp đồng, hệ thống còn hỗ trợ quản lý Mẫu bìa.

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa mẫu trình bày hồ sơ cho các dự án, công trình hoặc từng loại tài liệu khác nhau.

21. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN THEO DỰ ÁN

Hóa đơn được tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý dự án.

Việc liên kết hóa đơn với công trình giúp bộ phận quản lý thuận tiện hơn trong quá trình:

• Tra cứu hóa đơn
• Theo dõi tài chính dự án
• Kiểm tra giá trị phát sinh
• Đối chiếu với hợp đồng
• Đối chiếu với thu chi
• Đối chiếu với quyết toán

Khi dữ liệu hóa đơn được kết hợp với dự toán, hợp đồng và thu chi, doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ hơn về tình hình tài chính của từng dự án.

22. QUẢN LÝ PHIẾU THU

Phần mềm hỗ trợ quản lý nhiều nghiệp vụ thu tiền khác nhau.

Trên hệ thống có thể tổ chức các nhóm phiếu thu liên quan đến:

• Khách hàng
• Nhân viên
• Chủ đầu tư dự án
• Phòng ban
• Chủ đầu tư vãng lai
• Các đối tượng nghiệp vụ khác

Việc phân loại rõ nguồn thu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và tổng hợp dòng tiền.

23. QUẢN LÝ PHIẾU CHI

Tương tự phiếu thu, các khoản chi phát sinh cũng được tổ chức theo nhiều nhóm đối tượng.

Hệ thống hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ chi liên quan đến:

• Khách hàng
• Nhân viên
• Chủ đầu tư dự án
• Phòng ban
• Chủ đầu tư vãng lai
• Các đối tượng liên quan khác

Qua đó, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền phát sinh trong quá trình thực hiện dự án một cách rõ ràng hơn.

24. QUẢN LÝ DANH MỤC HỆ THỐNG

Một hệ thống quản lý hiệu quả cần có bộ danh mục chuẩn hóa.

Phần mềm cung cấp nhiều danh mục phục vụ toàn bộ nghiệp vụ như:

• Danh mục dự án
• Danh mục hạng mục
• Danh mục địa điểm
• Danh mục văn bản pháp lý
• Danh mục khoản thu
• Danh mục khoản chi
• Danh mục đơn vị tiền tệ
• Danh mục hồ sơ
• Danh mục phòng ban
• Danh mục tủ hồ sơ
• Danh mục bộ môn
• Danh mục khách hàng
• Danh mục nhân viên
• Các danh mục nghiệp vụ liên quan

Việc sử dụng danh mục chung giúp giảm nhập liệu trùng lặp và tăng tính thống nhất của dữ liệu.

25. QUẢN LÝ PHÒNG BAN VÀ BỘ MÔN CHUYÊN MÔN

Doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục phòng ban và bộ môn để sử dụng trong quá trình giao việc.

Ví dụ:

• Kiến trúc
• Kết cấu
• Điện
• Nước
• Dự toán
• Thiết kế
• Giám sát
• Quản lý dự án
• Các bộ môn chuyên ngành khác

Việc liên kết bộ môn với hạng mục giúp người quản lý xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện.

26. QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TỦ HỒ SƠ

Bên cạnh thư viện tài liệu điện tử, hệ thống có các danh mục phục vụ việc tổ chức hồ sơ như:

• Danh mục hồ sơ
• Tủ hồ sơ
• Cấp hồ sơ
• Giao nhận hồ sơ
• Tài liệu liên quan

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ thống nhất giữa dữ liệu điện tử và quy trình quản lý thực tế.

27. HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Phần mềm tích hợp nhiều báo cáo phục vụ công tác quản lý và điều hành.

Các nhóm báo cáo có thể bao gồm:

• Báo cáo tổng hợp
• Danh sách hợp đồng đã ký theo loại công trình
• Danh sách hợp đồng đã ký theo loại công việc
• Danh sách hợp đồng đã ký theo chủ đầu tư
• Theo dõi chi tiết khối lượng thực hiện
• Theo dõi chi tiết khối lượng công trình quyết toán
• Theo dõi chi tiết tạm ứng
• Các báo cáo liên quan đến dự án và tài chính

Thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng Excel khác nhau, người quản lý có thể khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống.

TỔNG HỢP TOÀN BỘ CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM

Để doanh nghiệp dễ hình dung, dưới đây là danh sách tổng hợp các nhóm chức năng chính của Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital.

Nhóm 1: Quản lý dự án

• Tạo và quản lý danh sách dự án
• Quản lý mã dự án
• Quản lý tên dự án
• Quản lý gói thầu
• Quản lý chủ đầu tư
• Quản lý hợp đồng
• Phân loại dự án
• Phân loại công trình
• Phân loại công việc
• Quản lý địa điểm xây dựng
• Quản lý tỉnh/thành phố
• Quản lý quận/huyện
• Quản lý phường/xã
• Quản lý quy mô công trình
• Quản lý số tầng
• Theo dõi ngày bắt đầu
• Theo dõi ngày kết thúc
• Theo dõi thời gian thực hiện
• Theo dõi ngày quyết toán
• Quản lý tổng mức dự án
• Quản lý giá trị thiết kế
• Quản lý giá trị được duyệt
• Quản lý giá trị quyết toán
• Quản lý tình trạng hợp đồng

Nhóm 2: Quản lý hợp đồng

• Quản lý số hợp đồng
• Liên kết hợp đồng với dự án
• Liên kết hợp đồng với chủ đầu tư
• Theo dõi tình trạng hợp đồng
• Theo dõi ngày phê duyệt
• Quản lý mẫu hợp đồng Word
• Quản lý hồ sơ liên quan hợp đồng

Nhóm 3: Quản lý hạng mục công trình

• Tạo hạng mục theo dự án
• Quản lý số hạng mục
• Quản lý tên hạng mục
• Phân nhóm hạng mục
• Quản lý ngày bắt đầu
• Quản lý ngày kết thúc
• Quản lý tỷ lệ
• Quản lý VAT
• Quản lý tỷ lệ giảm thầu
• Quản lý dự toán thiết kế
• Quản lý dự toán phê duyệt
• Quản lý quyết toán
• So sánh giá trị giữa các giai đoạn

Nhóm 4: Quản lý dự toán – quyết toán

• Quản lý giá trị trước VAT
• Quản lý giảm thầu
• Quản lý VAT
• Quản lý giá trị sau VAT
• Quản lý giá trị về xưởng
• Quản lý dự toán thiết kế
• Quản lý dự toán phê duyệt
• Quản lý quyết toán
• Khóa chỉnh sửa dữ liệu khi cần

Nhóm 5: Quản lý hồ sơ

• Quản lý văn bản pháp lý
• Quản lý cấp hồ sơ
• Nhật ký giao nhận hồ sơ
• Quản lý tài liệu đính kèm
• Quản lý hình ảnh
• Quản lý mẫu hợp đồng
• Quản lý mẫu bìa
• Quản lý danh mục hồ sơ
• Quản lý tủ hồ sơ

Nhóm 6: Quản lý công việc

• Giao việc theo dự án
• Giao việc theo hạng mục
• Phân công theo bộ môn
• Quản lý tỷ lệ thực hiện
• Quản lý công việc nhân viên
• Theo dõi theo ngày
• Theo dõi theo tuần
• Theo dõi theo tháng
• Theo dõi theo quý
• Theo dõi theo năm
• Theo dõi lịch công việc
• Hỗ trợ phân bổ nguồn lực

Nhóm 7: Quản lý nhật ký

• Nhật ký công việc dự án
• Nhật ký giao nhận hồ sơ
• Theo dõi quá trình triển khai
• Lưu lịch sử công việc
• Hỗ trợ truy vết thông tin

Nhóm 8: Quản lý tài liệu

• Thư viện tài liệu
• Cây thư mục nhiều cấp
• Quản lý mã tài liệu
• Quản lý tên tài liệu
• Quản lý loại tài liệu
• Quản lý người tạo
• Quản lý ngày tạo
• Quản lý kích thước file
• Quản lý tên file
• Quản lý tài liệu dùng chung

Nhóm 9: Quản lý tài chính

• Quản lý hóa đơn
• Quản lý phiếu thu
• Quản lý phiếu chi
• Thu – chi khách hàng
• Thu – chi nhân viên
• Thu – chi chủ đầu tư
• Thu – chi phòng ban
• Thu – chi các đối tượng liên quan
• Theo dõi dòng tiền dự án

Nhóm 10: Quản lý danh mục

• Danh mục dự án
• Danh mục hạng mục
• Danh mục địa điểm
• Danh mục phòng ban
• Danh mục bộ môn
• Danh mục văn bản pháp lý
• Danh mục hồ sơ
• Danh mục tủ hồ sơ
• Danh mục khoản thu
• Danh mục khoản chi
• Danh mục đơn vị tiền tệ
• Các danh mục dùng chung khác

Nhóm 11: Báo cáo quản trị

• Báo cáo tổng hợp
• Báo cáo hợp đồng
• Báo cáo theo loại công trình
• Báo cáo theo loại công việc
• Báo cáo theo chủ đầu tư
• Báo cáo khối lượng thực hiện
• Báo cáo khối lượng quyết toán
• Báo cáo tạm ứng
• Báo cáo phục vụ quản lý và điều hành

QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN XUYÊN SUỐT TRÊN MỘT HỆ THỐNG

Doanh nghiệp có thể tổ chức quy trình làm việc theo chuỗi:

Khởi tạo dự án → Khai báo chủ đầu tư → Quản lý hợp đồng → Tạo hạng mục → Lập dự toán → Phê duyệt → Phân công bộ môn → Giao việc nhân viên → Quản lý hồ sơ → Giao nhận hồ sơ → Theo dõi nhật ký → Quản lý hóa đơn → Thu chi → Theo dõi khối lượng → Quyết toán → Báo cáo.

Việc liên kết các nghiệp vụ theo một quy trình xuyên suốt giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị chia cắt giữa các phòng ban.

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG TRÌNH

1. Tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống

Thông tin về dự án, hợp đồng, hạng mục, hồ sơ, nhân sự, tài chính và báo cáo được quản lý tập trung.

Người dùng không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

2. Giảm phụ thuộc vào Excel

Excel phù hợp với các bảng dữ liệu đơn lẻ nhưng sẽ trở nên khó kiểm soát khi doanh nghiệp có hàng chục hoặc hàng trăm dự án.

Phần mềm giúp chuyển từ mô hình quản lý bằng nhiều file rời rạc sang một hệ thống dữ liệu có cấu trúc.

3. Tra cứu thông tin nhanh chóng

Mỗi dự án có hồ sơ riêng và các dữ liệu liên quan được liên kết với nhau.

Khi cần kiểm tra, người dùng chỉ cần truy cập dự án tương ứng.

4. Kiểm soát tiến độ tốt hơn

Hệ thống quản lý ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện và lịch công việc của nhân viên.

Người quản lý dễ dàng quan sát tình hình triển khai và điều phối nguồn lực.

5. Quản lý hồ sơ khoa học

Văn bản pháp lý, cấp hồ sơ, giao nhận hồ sơ, thư viện tài liệu và tài liệu đính kèm được tổ chức rõ ràng.

Điều này đặc biệt cần thiết đối với ngành xây dựng và tư vấn thiết kế, nơi mỗi dự án có thể phát sinh lượng hồ sơ rất lớn.

6. Kiểm soát giá trị dự án

Doanh nghiệp có thể theo dõi rõ:

• Tổng mức dự án
• Giá trị thiết kế
• Dự toán
• Giá trị phê duyệt
• VAT
• Giảm thầu
• Giá trị quyết toán

Qua đó dễ dàng so sánh giữa kế hoạch và giá trị thực tế.

7. Quản lý trách nhiệm rõ ràng

Việc phân công theo bộ môn và nhân viên giúp doanh nghiệp xác định rõ ai đang phụ trách từng hạng mục hoặc công việc.

8. Hỗ trợ quản trị tài chính dự án

Hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi được quản lý trên cùng hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi dòng tiền liên quan đến công trình.

9. Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định

Hệ thống báo cáo giúp ban lãnh đạo có dữ liệu tổng hợp để theo dõi tiến độ, hợp đồng, khối lượng, quyết toán và các chỉ tiêu liên quan.

10. Tạo nền tảng chuyển đổi số

Việc số hóa dự án, hồ sơ, nhân sự và quy trình giúp doanh nghiệp xây dựng một nguồn dữ liệu quản trị lâu dài và giảm phụ thuộc vào cách làm việc thủ công.

PHẦN MỀM PHÙ HỢP VỚI NHỮNG DOANH NGHIỆP NÀO?

Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và tổ chức như:

• Công ty xây dựng
• Công ty tư vấn thiết kế
• Công ty kiến trúc
• Nhà thầu xây dựng
• Nhà thầu cơ điện
• Đơn vị tư vấn kỹ thuật
• Công ty thiết kế công trình
• Đơn vị quản lý dự án
• Ban quản lý dự án
• Doanh nghiệp giám sát công trình
• Doanh nghiệp triển khai nhiều dự án song song
• Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ công trình
• Doanh nghiệp muốn thay thế phương pháp quản lý bằng Excel

Đặc biệt, giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều bộ môn chuyên môn và cần quản lý đồng thời nhiều dự án.

QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÔNG CHỈ LÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ

Khi nhắc tới phần mềm quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới lịch công việc hoặc biểu đồ tiến độ.

Tuy nhiên, trong thực tế một dự án xây dựng còn liên quan tới rất nhiều thành phần khác:

Hợp đồng – Chủ đầu tư – Hạng mục – Dự toán – Hồ sơ – Pháp lý – Tài liệu – Nhân sự – Bộ môn – Hóa đơn – Thu chi – Khối lượng – Quyết toán – Báo cáo.

Nếu những thành phần này được quản lý trên các hệ thống khác nhau, doanh nghiệp vẫn phải mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu.

Soft Việt Digital phát triển phần mềm theo hướng lấy dự án làm trung tâm và liên kết các nghiệp vụ xung quanh dự án, giúp người quản lý có cái nhìn đầy đủ hơn về tình hình thực hiện công trình.

TỪ QUẢN LÝ BẰNG EXCEL ĐẾN HỆ THỐNG DỮ LIỆU TẬP TRUNG

Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý dự án vì đơn giản và dễ triển khai.

Tuy nhiên, khi số lượng dự án tăng lên, doanh nghiệp thường xuất hiện nhiều file như:

• File danh sách dự án
• File hợp đồng
• File dự toán
• File tiến độ
• File phân công nhân viên
• File theo dõi hồ sơ
• File giao nhận tài liệu
• File thu chi
• File quyết toán
• File tổng hợp báo cáo

Khi mỗi phòng ban hoặc nhân viên sử dụng một file riêng, dữ liệu rất dễ bị trùng lặp hoặc không đồng nhất.

Phần mềm quản lý dự án công trình giúp chuyển toàn bộ mô hình này thành một cơ sở dữ liệu có cấu trúc.

Mỗi dự án trở thành một hồ sơ trung tâm, bên trong liên kết với các hạng mục, hồ sơ, nhật ký, công việc, tài liệu và tài chính liên quan.

TĂNG KHẢ NĂNG KIỂM SOÁT CỦA BAN LÃNH ĐẠO

Khi dữ liệu đã được tập trung, ban lãnh đạo có thể kiểm tra dự án từ nhiều góc độ khác nhau.

Có thể theo dõi:

• Dự án đang triển khai
• Chủ đầu tư
• Hợp đồng
• Hạng mục
• Giá trị dự toán
• Giá trị được duyệt
• Quyết toán
• Công việc nhân viên
• Hồ sơ
• Tài liệu
• Giao nhận hồ sơ
• Hóa đơn
• Thu chi
• Khối lượng thực hiện
• Các báo cáo liên quan

Người quản lý không còn phải phụ thuộc hoàn toàn vào việc tổng hợp báo cáo thủ công của từng nhân viên.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Một lợi ích quan trọng khác của phần mềm là giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa cách làm việc.

Khi tất cả dự án đều được quản lý theo cùng một cấu trúc, doanh nghiệp có thể hình thành quy trình thống nhất:

• Quy tắc tạo dự án
• Quy tắc tạo hạng mục
• Quy tắc lập dự toán
• Quy tắc phân công
• Quy tắc giao nhận hồ sơ
• Quy tắc lưu tài liệu
• Quy tắc quản lý thu chi
• Quy tắc quyết toán
• Quy tắc báo cáo

Việc chuẩn hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của từng nhân viên và tạo nền tảng thuận lợi khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN – CÔNG TRÌNH SOFT VIỆT DIGITAL?

Soft Việt Digital phát triển giải pháp theo hướng bám sát nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.

Thay vì chỉ cung cấp một công cụ quản lý công việc đơn giản, hệ thống kết hợp nhiều nghiệp vụ trong một nền tảng:

DỰ ÁN → HỢP ĐỒNG → HẠNG MỤC → DỰ TOÁN → PHÊ DUYỆT → NHÂN SỰ → CÔNG VIỆC → HỒ SƠ → TÀI LIỆU → HÓA ĐƠN → THU CHI → QUYẾT TOÁN → BÁO CÁO.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản trị dự án tập trung thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc.

Đối với các doanh nghiệp có quy trình quản lý đặc thù, Soft Việt Digital có thể tiếp nhận yêu cầu nghiệp vụ để tư vấn, điều chỉnh và mở rộng phần mềm phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG TRÌNH

Phần mềm quản lý dự án công trình là gì?

Phần mềm quản lý dự án công trình là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các thông tin liên quan đến một dự án như hợp đồng, chủ đầu tư, hạng mục, tiến độ, hồ sơ, nhân viên, dự toán, tài chính và báo cáo.

Phần mềm có quản lý nhiều dự án cùng lúc không?

Có. Hệ thống được xây dựng theo danh sách dự án. Mỗi dự án có hồ sơ và dữ liệu riêng, phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý đồng thời nhiều công trình.

Có quản lý hạng mục của từng dự án không?

Có. Mỗi dự án có thể chứa nhiều hạng mục khác nhau và từng hạng mục có thông tin về thời gian, tỷ lệ, VAT, giảm thầu, dự toán, phê duyệt và quyết toán.

Có quản lý dự toán và quyết toán không?

Có. Hệ thống hỗ trợ quản lý dự toán thiết kế, dự toán phê duyệt và giá trị quyết toán theo từng hạng mục.

Có quản lý hồ sơ công trình không?

Có. Phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản pháp lý, cấp hồ sơ, giao nhận hồ sơ, tài liệu đính kèm, mẫu hợp đồng, mẫu bìa và thư viện tài liệu.

Có quản lý công việc nhân viên không?

Có. Hệ thống có màn hình theo dõi công việc nhân viên theo ngày, tuần, tháng, quý, năm và các khoảng thời gian chi tiết.

Có phân công theo bộ môn được không?

Có. Các hạng mục có thể được phân công cho từng bộ môn chuyên môn và quản lý tỷ lệ thực hiện.

Có quản lý hóa đơn và thu chi không?

Có. Phần mềm tích hợp quản lý hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi theo nhiều nhóm đối tượng nghiệp vụ.

Có quản lý tài liệu dự án không?

Có. Ngoài tài liệu đính kèm theo từng dự án, hệ thống còn có thư viện tài liệu dùng chung được tổ chức theo dạng cây thư mục.

Doanh nghiệp nào phù hợp sử dụng phần mềm?

Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp xây dựng, công ty tư vấn thiết kế, nhà thầu, công ty kiến trúc, đơn vị tư vấn kỹ thuật, ban quản lý dự án và các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nhiều dự án tập trung.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN – CÔNG TRÌNH SOFT VIỆT DIGITAL

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề như:

• Quản lý quá nhiều file Excel
• Hồ sơ dự án nằm rải rác
• Khó tìm kiếm tài liệu
• Khó kiểm soát công việc nhân viên
• Khó theo dõi nhiều dự án đồng thời
• Khó đối chiếu dự toán và quyết toán
• Khó quản lý giao nhận hồ sơ
• Mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo
• Dữ liệu giữa các phòng ban chưa đồng bộ

thì việc triển khai một hệ thống quản lý dự án tập trung là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ dự án, chủ đầu tư, hợp đồng, hạng mục, dự toán, hồ sơ, công việc và nhân sự cho đến hóa đơn, thu chi, quyết toán và báo cáo.

Soft Việt Digital cũng có thể tư vấn và điều chỉnh phần mềm theo quy trình nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp nhằm đảm bảo hệ thống phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

LIÊN HỆ TƯ VẤN PHẦN MỀM

CÔNG TY TNHH SOFT VIỆT DIGITAL

Phần mềm Quản lý Dự án – Công trình Soft Việt Digital

Website: softviet.vn

Hotline/Zalo: 0972 555 414

Email: [email protected]

Soft Việt Digital – Giải pháp phần mềm quản lý chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.